Checklista weryfikacji firmy
Ta checklista pomaga uporządkować szybkie sprawdzenie firmy przed umową, fakturą lub płatnością. Możesz potraktować ją jako praktyczny scenariusz rozmowy z kontrahentem i wewnętrzną procedurę bezpieczeństwa.
Etap 1: identyfikacja firmy
Na początku potwierdź, że rozmawiasz z właściwym podmiotem. W praktyce handlowej często funkcjonują nazwy skrócone, marki i domeny internetowe, które nie są pełną nazwą rejestrową.
W umowie i fakturze powinny znaleźć się dane zgodne z rejestrem albo dające się jednoznacznie powiązać z wpisem firmy.
- pełna nazwa rejestrowa
- NIP, REGON i ewentualnie KRS
- forma prawna: JDG, spółka z o.o., spółka jawna, fundacja itd.
- adres siedziby lub adres stałego miejsca działalności
- strona WWW, e-mail i telefon jako dane pomocnicze
Etap 2: podatki i płatność
Przed płatnością sprawdź status VAT i rachunek bankowy. Szczególnie istotne jest to przy przelewach o większej wartości oraz przy fakturach, na których kontrahent wykazuje VAT.
Jeżeli kontrahent zmienia rachunek bankowy w ostatniej chwili, potraktuj to jako sygnał do dodatkowego potwierdzenia niezależnym kanałem.
- status VAT na dzień transakcji
- rachunek bankowy na białej liście VAT
- zgodność waluty i kraju rachunku z charakterem transakcji
- historia korespondencji dotyczącej zmiany konta
- osoba zatwierdzająca płatność po stronie kontrahenta
Etap 3: uprawnienia do podpisu
Przy spółkach kluczowe jest sprawdzenie, kto może podpisać umowę. W KRS często występują zasady łącznej reprezentacji, np. dwóch członków zarządu albo członek zarządu razem z prokurentem.
Jeżeli umowę podpisuje handlowiec, dyrektor lub pełnomocnik, poproś o dokument potwierdzający umocowanie.
- sposób reprezentacji w KRS
- aktualny zarząd lub wspólnicy uprawnieni do reprezentacji
- prokura lub pełnomocnictwo
- zgodność podpisu z dokumentem tożsamości lub podpisem elektronicznym
- zakres pełnomocnictwa: kwota, typ umowy, termin
Najczęstsze pytania
Czy checklista przyda się przy małych fakturach?
Tak, ale zakres można uprościć. Przy niskim ryzyku wystarczy NIP, status rejestrowy i podstawowa zgodność danych.
Co jest najważniejsze przed przelewem?
Status VAT, rachunek bankowy, zgodność faktury z umową oraz potwierdzenie zmiany konta, jeśli taka wystąpiła.
Czy trzeba sprawdzać reprezentację przy każdej spółce?
Przy podpisywaniu umów zdecydowanie tak. Przy prostym zamówieniu można dopasować zakres kontroli do wartości i ryzyka.